Arminas Gudaitis

Ne vienas Verslosavaite.lt skaitytojas savo laiškuose klausė kaip reiktų planuoti laiką, nieko nepamiršti ir visus darbus atlikti laiku. Psichologas Arminas Gudaitis pateikia pasiūlymų kaip efektyviai planuoti laiką.

Norint išmokti taupyti laiką, reikia jo šiek tiek sugaišti planavimui, priešingu atveju neplanuojant, laiko iššvaistoma žymiai daugiau.

Kiekvienas turime ratą tam tikrų darbų, kuriuos atliekame tuo pačiu nuoseklumu ir nepriklausomai nuo to, kokį darbą ir kada bedirbtume (pvz., rytas prasideda atsikėlimu, prausimusi ir t.t. ). Vertėtų įsitikinti, ar tie įgūdžiai geri, ar ne. Todėl pravartu 3-4 savaites užrašinėti visus atliktus darbus, tad patartina rašyti dienoraštį ar žurnalą. Užrašai turi būti trumpi ir aiškūs; vertėtų pažymėti priežastis, kodėl taip padarėte.

Taisyklinga būtų vartoti tam tikras santrumpas atlikto darbo įvertinimui, ryšiams, priežastims ir darbų pobūdžiui nusakyti (R− ryšių užmezgimas, I −informacijos gavimas, Ž−žynių perteikimas, PL − planavimas ir pan.). Santrumpos leis įvertinti ne tik laiko sąnaudas, bet ir jūsų darbo bei elgesio įgūdžius.

Atlikus apibendrinimus, bus galima nustatyti, kiek laiko bus sugaištama:

Ø      informacijai rinkti;

Ø      darbų grafikams sudaryti;

Ø      užduotims paskirstyti ir įgaliojimams perduoti;

Ø      pagalbai ir patarimams pavaldiniams;

Ø      pranešimams vadovybei ruošti ir pateikti;

Ø      pavaldinių tarpusavio problemoms spręsti;

Ø      kitiems klausimams.

Išanalizavus užrašus galima padidinti darbo efektyvumą ir numatyti, kokius darbus galima patikėti pavaldiniams. Analizuojant darbų seką ir jiems sugaištą laiką, pravartu išsiaiškinti, koks tikrasis šio darbo tikslas, kiek svarbus šis darbas, ar tą darbą vadovas turi atlikti pats, ar negalima lengvesnius ir mėgstamus darbus perkelti į dienos pabaigą ir t. t.

Planas neturi būti labai smulkmeniškas, prireikus jį galime pakeisti. Griežtai turi būti laikomasi tik lankytojų priėmimo, nuolatinių pasitarimų, vizitų pas vadovus, pavaldinių konsultavimo valandų, nes tai susiję su kitų žmonių veiklos planais. Savo darbų eilė ir svarba turi būti numatytos tam, kad atsiradus laisvo laiko, nereikėtų galvoti ką toliau daryti.

Taip pat rekėtų įvertinti galimus įvykius (pvz., neplaninius iškvietimus pas vadovus), pertraukas reikia daryti periodiškai, kai jaučiamas nuovargis, o ne tada, kai galima, pavyzdžiui pabaigus darbą.

Planuojant laiką, visus darbus ir reikalus reiktų suskirstyti į 3 grupes:

1. Skubūs ir svarbūs – tai vamos krizės ir problemos, prioritetiniai uždaviniai, reikalaujtys greito sprendimo arba įvykdymo.
2. Neskubūs ir svarbūs – Tai reikalai, kurie nėra skubūs, tačiau svarbūs. Santykių užmezgimas ir palaikymas, asmeninių tikslų formulavimas, ilgalaikis planavimas, apmokymai, pasiruošimas, prevencija - visa tai, ką mes žinome, kad turime atlikti, tačiau sunkiai prisėdame, nes tai nėra skubūs reikalai.
3. Skubūs, bei neskubūs nesvarbūs reikalai.

Kiekvieną darbo dieną vadovas turi baigti savo darbo dienos retrospektyvia peržiūra, bei išsiaiškinti visus dienos pasiekimus ir nesėkmes, sudaryti planą, kaip rezultatyviai ir efektyviai dirbti, o visas vertingas išvadas užsirašyti.

Užduokite savo klausimą psichologui el. paštu This email address is being protected from spam bots, you need Javascript enabled to view it This email address is being protected from spam bots, you need Javascript enabled to view it This email address is being protected from spam bots, you need Javascript enabled to view it This email address is being protected from spam bots, you need Javascript enabled to view it This email address is being protected from spam bots, you need Javascript enabled to view it This email address is being protected from spam bots, you need Javascript enabled to view it arba užpildę šią formą.

Į viršų

Susiję straipsniai:

• Ekonomistė: Lygybė apsimoka. Laikas verslui tai suvokti ir išsikelti aiškius tikslus
• Kada yra geriausias laikas pradėti savo startuolį?
• Būsto pirkėjų laikas: ką jiems žada auganti plėtotojų konkurencija?
• „Maxima“ apsisprendė dėl darbo šventinėmis dienomis
• „Lidl“ darbo laikas per šventes bus trumpesnis