VersloSavaite.lt nuotr.

Daugiau kaip dešimtmetį verslo valdymo sistemų kūrimo srityje dirbančios bendrovės vadovė galvojantiems apie VVS įsigijimą turi keletą labai svarbių praktiškų patarimų.

Rinkitės ne prekės ženklą, o sistemos savybes

Be abejo rinktis VVS yra pakankamai sunku, nes programinė įranga yra neapčiuopiama, o pasiekti projekto rezultatai pasimatys po tam tikro laikotarpio. Rezultatų sėkmė priklausys nuo daugelio dalykų: sistemos diegėjų kvalifikacijos, darbuotojų įsitraukimo į projektą ar pasipriešinimo jam lygio, pasirinktos sistemos atitikimo verslo modeliui, biudžeto, skirto sistemos adaptacijai, bei darbuotojų mokymams ir pan.

Todėl pirmiausia išsikelkite tikslus, kuriuos norite pasiekti įsigydami VVS ir skirkite biudžetą, kurį įmonė gali investuoti įsigyjant sistemą. Nepamirškite, kad tolimesnė sistemos garantinė priežiūra kainuos 10–20 proc. per metus nuo įsigytos licencijos vertės.

Turite žinoti, kad pagrindinė VVS funkcija yra registruoti ir atvaizduoti visus įmonėje vykstančius procesus, sukurti informacinę erdvę bendram įmonės darbuotojų darbui, informacijos sklaidai. Sistema saugo istorinius duomenis, kurie yra labai vertingi, reikalingi verslo valdymo sprendimams priimti, verslo ateities modeliavimui.

Rinkdamiesi savo VVS tiekėją, pasidomėkite, kokias sistemas naudoja Jūsų konkurentai ar kolegos, tik nepamirškite pasidomėti, kokius tikslus jie kėlė įsigydami sistemą ir kokių rezultatų pasiekė. VVS kūrėjų žymus prekinis ženklas ne visada garantuoja gerus projekto rezultatus ir jūsų keliamų tikslų atitikimą. Į pokalbius reiktų kviestis tuos VVS kūrėjus, kurie turi paruoštus vadinamus „vertikaliuosius sprendimus“. Sprendimus, jau pritaikytus tam tikriems rinkos segmentams, pavyzdžiui, transportavimui, didmeninei ar mažmeninei prekybai ir panašiai.

Sužinokite, ar sistemos kūrėjas turi pakankamai patirties

Sistemos kūrėjas apie jūsų įmonėje vykstančius standartinius procesus turi žinoti tiek pat, o gal net ir daugiau nei jūs pats. Todėl labai svarbu, kad VVS jūsų įmonėje diegsianti bendrovė turėtų kuo daugiau patirties būtent Jūsų verslo segmente.

Kuo daugiau klientų – tuo didesnė tikimybė, kad ši įmonė jau dirbo su tokia pat ar labai panašia bendrove į jūsų. Todėl gerai žino, ko jums labiausiai reikia ir kaip geriausiai išpildyti jūsų pageidavimus.

Įsitikinkite ar turėsite darbuotojų galinčių dirbti su VVS

Projekto sėkmė lygiai tiek pat priklauso ir nuo sistemos diegėjų, ir nuo jos naudotojų. Labai svarbu, kad darbuotojai įsitrauktų į procesą jau diegiant sistemą įmonėje. Darbuotojų įsitraukimas į diegiamą projektą yra vienas iš pagrindinių veiksnių.

Taip pat labai svarbu, kad darbuotojai būtų motyvuoti išnaudoti visus VVS teikiamus privalumus. Kad noriai mokytųsi ir sugebėtų su ja dirbti. Nuo to ir priklauso ar su VVS bus pasiekta geresnių rezultatų nei be jos.

Didžiausia klaida galvoti, kad sistema išspręs įmonės problemas. Problemas sukuria ir sprendžia žmonės. O VVS yra tik įrankis, galintis jums padėti.

Apskaičiuokite naudą

Investicija į verslo valdymo sistemą turi duoti konkrečią gražą kaip ir bet kuri kita investicija versle. Pavyzdžiui, transporto valdymo sistema „B-Novo Logistics“ su tais pačiais personalo resursais leidžia valdyti iki 35 proc. didesnį vilkikų parką nei nenaudojant jokios VVS.

Turite žinoti kokią konkrečią naudą jums atneš VVS įdiegimas įmonėje. Ar jums aktualu sutrumpinti pardavimo (sutarties pasirašymo, užsakymo priėmimo ir pan.) laiką? O galbūt jums reikia sumažinti sąnaudas užsakymų surinkimui – atleidžiant dalį užsakymų suvedinėtojų ar perkvalifikuojant juos į pardavimo vadybininkus?

Jūs taip pat galite sumažinti administracijos kaštus. Pavyzdžiui, atsisakyti vieno iš buhalterijos darbuotojų arba deleguoti jam naujo tipo užduotis, tarkime, vykdyti ne tik mokestinę apskaitą, bet ir teikti informaciją verslo valdymo sprendimams, finansų valdymui.

Skaičiuojant investiciją į VVS ir jos atsiperkamumą taip pat reikia žinoti, kad nebūtinai brangiausias variantas yra geriausias.

Atidžiai rinkitės funkcijas

Rinkdamiesi VVS aiškiai apsibrėžkite, kokius įmonėje egzistuojančius procesus norite sujungti į bendrą informacinę erdvę ir aiškinkitės ar sistemos funkcijos tenkina jūsų poreikius.

Didžioji dalis procesų įmonėje yra standartiniai, panašūs į kitų atitinkamų organizacijų. Ir tik nedidelė dalis procesų yra konkrečios įmonės išskirtinumas, padedantis uždirbti pinigus. Investuokite į programavimo darbus šiems išskirtinumams kompiuterizuoti ir neišlaidaukite nebūtinoms reikmėms.

Pavyzdžiui, įvertinkite, kokių ataskaitų jums tikrai reikės. Kiekvienos ataskaitos suprogramavimas kainuoja nemažai. Ataskaitos skirtos sprendimams priimti, o ne emocijoms kelti. Įsiklausykite į sistemos diegėjų pasiūlymus. Ne visi jūsų darbuotojų pageidavimai sistemai yra racionalūs.

Nepamirškite sąnaudų nuolatinei priežiūrai

Rinkdamiesi VVS išsiaiškinkite kūrėjo galimybes prižiūrėti jūsų turimą sistemą. Paklauskite jo klientų ar jie patenkinti poprojektine priežiūra. Didelė klaida yra taupyti sistemos garantinei priežiūrai, jos tobulinimui. Jei jūsų verslas, rinka, kurioje dirbate, vystosi, turi vystytis ir VVS. Ar naudotumėte automobilį, kuris netenkina jūsų šiandieninių poreikių?

Žinome nemažai atveju, kai ES finansuojamų projektų metu įmonės ar kitos organizacijos įsigijo brangių verslo valdymo sistemų ir neatsižvelgė į jų tolesnio palaikymo kainą. Dėl to VVS joms tapo ne priemone, padedančia uždirbti daugiau pelno, o našta, nešančia nuostolį.

Verslo valdymo sistema yra nematerialus turtas. Kaip ir visas kitas įmonės turtas, ji turi padėti didinti pajamas arba sumažinti sąnaudas. Todėl prieš įsigijant VVS reikia įvertinti ne tik išlaidas sistemos pirkimui, bet ir nuolatinei jos priežiūrai.

Susiję straipsniai:

• Patarimai, kaip įmonėms efektyviai valdyti laisvas lėšas
• Kokios naudos gali tikėtis verslas iš tvarumo ataskaitų?
• Verslo laukia namų darbai, kurių nusirašyti nepavyks
• Tyrimas: kurti verslą svarsto kas penktas Lietuvos gyventojas
• Ką šiuo metu reiktų žinoti plečiant verslą užsienio šalyse?