VersloSavaite.lt nuotr.

Kruopštus su dokumentais susijusių procesų valdymas – būtinas įmonės veiklos sėkmei. Šiam tikslui pasiekti labai praverčia speciali dokumentų valdymo sistema. Teisininkams ji – ypatingai rekomenduojama.

Dokumentų valdymo nauda – daugiabriaunė

Elektroninis dokumentų valdymas pasižymi ne vienu privalumu. Nauda teisininkams apima tiek saugumą, patogumą, tiek įmonės kaštų tausojimą. Žemiau plačiau aptariame kiekvieną privalumą.

Paprastumas

Teisininkai, įsidiegę sistemą dokumentams valdyti savo įmonėje, pirmiausia gali pasinaudoti galimybe tvarkyti informacinius duomenis paprasčiau. Visi reikiami dokumentai keliami į atskiras, lengvai randamas direktorijas. Jos gali būti skiriamos pagal paskirtį – pavyzdžiui, klientų kontaktiniai duomenys, sutvarkytos ir nebaigtos bylos, papildoma teisinė informacija.

Rasti reikiamą dokumentą paprasta bet kuriam prieigos teisę turinčiam darbuotojui. Atrinkti dokumentus galima, pavyzdžiui, pagal datą, koregavusį asmenį, dokumento tipą ar įmonės padalinį. Galimybė prisijungti prie sistemos internetu leidžia ja naudotis Lietuvoje ir užsienyje, biure ir vizito pas klientą metu.

Greitis

Profesionali dokumentų valdymo sistema leidžia atlikti darbą pastebimai sparčiau. Tyrimais įrodyta, kad laikant dokumentus skirtingose vietose (pavyzdžiui, el. pašte, spausdintu formatu, keliose kompiuterio direktorijose), jų paieškai sugaištama ypatingai daug laiko.

Užtrunka ne tik reikiamo dokumento tipo, bet ir konkrečios redagavimo versijos radimas. Kai dokumentų valdymas atliekamas naudojant specialią sistemą, visos bylos randamos per kelias akimirkas.

Saugumas

Teisės srityje saugumas, patikimumas yra ypatingai svarbūs. Šios savybės gali tiesiogiai nulemti reputaciją ir biudžetą. Užtikrinti saugumą nenaudojant specialių sistemų – beveik neįmanoma. Paprastai tenka investuoti į papildomas antivirusines, nuo kenkėjiškos įrangos saugančias programas. Specialios, į teisininkų veiklos specifiką orientuotos dokumentų valdymo sistemos leidžia kontroliuoti prieigą prie informacijos preciziškai tiksliai ir griežtai.

Pavyzdžiui, galite nustatyti, kurie konkrečiai darbuotojai turi teisę naudotis dokumentų valdymo sistema ar matyti, redaguoti specifines bylas. Be to, visuomet galite stebėti dokumento pakitimus. Naudojantis tokia sistema, paprasta atsekti paskutinį bylą keitusį ar tiesiog peržiūrėjusį asmenį. Tokiu būdu galima užkirsti kelią galimam neautorizuotam informacijos naudojimui. Visos bylų versijos yra saugomos, tad prireikus dokumentų valdymas gali būti atliekamas ir tiesiog atkuriant informaciją.

Produktyvumas

Sutaupytas darbuotojų laikas randant ir koreguojant dokumentus – tai galimybė dirbti efektyviau, produktyviau. Taip gali teigiamai keistis ir vieno specialisto, ir visos teisininkų komandos darbo ypatumai. Be to, laikant visus dokumentus elektroniniu formatu, lengviau atlikti veiklos analizę. Efektyvumo suteikia ir galimybė naudotis bylų šablonais. Jei pageidaujate, galite nustatyti automatinius priminimus ar pranešimus, kurie padės laiku atsekti pakeitimus ar atlikti reikiamas užduotis.

Tinkamai parinkta dokumentų valdymo sistema padeda palengvinti, pagreitinti teisės srities darbus. Tokiu būdu taip pat galite sumažinti bendrąsias išlaidas, kurias paskirtumėte saugos specialistui išlaikyti.

Kaip pasirinkti sistemą?

Tam, kad dokumentų valdymo sistema atitiktų visus lūkesčius, reikia skirti laiko jos pasirinkimui. Pirmiausia vertėtų įvardyti poreikius. Įsigilinti reikėtų ne tik į visos įmonės, bet ir atskirų teisės specialistų, jų komandų reikmes. Atkreipkite dėmesį į prioritetus – ar svarbiau saugumas, ar galimybė analizuoti duomenis, palengvinti bylų archyvavimą.

Taip pat naudinga įvertinti pageidaujamas programos technines ypatybes, struktūrą. Dokumentų valdymas gali būti atliekamas sukeliant duomenis į vadinamąsias debesų saugyklas. Bylos gali būti saugomos ir įprastai, kompiuteryje. Visi dokumentai gali būti skirstomi į kategorijas, kurių poreikį, kiekį taip pat reikėtų įvertinti. Pasirinkite tokį variantą, kurį būtų lengva suderinti su dabartinėmis dokumentų valdymo ypatybėmis. Apgalvoti verta ir prisijungimo prie sistemos, dokumentų autorizavimo būdus.

Įvertinus šias sistemos savybes, galima daugiau dėmesio skirti atrankai pagal kainą. Paprastai programinei įrangai taikomas fiksuotas mėnesinis mokestis, priklausantis nuo naudotojų skaičiaus. Specialistai taupyti nerekomenduoja: sistemos turi palengvinti darbą ir savaime mažinti kaštus, o maža kaina gali sufleruoti apie saugumo ar patogumo stoką. Taigi, sistemiškas dokumentų valdymas turėtų būti suprantamas kaip investicija, kurios nauda priklauso nuo poreikių ir galimybių.

Susiję straipsniai:

• Norintiems įsigyti nekilnojamąjį turtą – paprastesnė tvarka
• Biuras be popierinių dokumentų: kaip įgyvendinti tikslą?
• 7 pokyčiai organizacijoje pradėjus naudoti dokumentų valdymo sistemą
• Siūlo leisti vairuotojams nesivežioti kai kurių dokumentų
• Paskelbė, dėl ko dažniausiai atimami techninės apžiūros dokumentai