reklama

reklama

VersloSavaite.lt   
2017 08 22, 14:28
7 pokyčiai organizacijoje pradėjus naudoti dokumentų valdymo sistemą

Image
Sxc.hu nuotr.
Tvarkingai ruošiami ir saugomi dokumentai yra būtina sąlyga verslo produktyvumui. Dokumentų valdymo sistema (DVS) padeda efektyviau kontroliuoti sutartis, prašymus, skundus.

 

DVS programą įmonės turėtų rinktis pagal savo poreikius, tik tokiu būdu iš šių sprendimų galima gauti didžiausią naudą.

 

Dokumentų valdymo sistemos ypatumai

 

Pirmą kartą susidūrusiems su DVS sistema gali pasirodyti, kad tai yra patobulintas dokumentų katalogavimo būdas. Tačiau ši sistema suteikia kur kas daugiau funkcijų nei vien galimybę tvarkyti gautas sutartis ar prašymus. Įdiegę sistemą, galėsite:

• ieškoti dokumentų pagal raktažodžius;

reklama

• apriboti tam tikrų dokumentų prieigą;

• valdyti dokumento koregavimo ar ištrynimo procesus;

• lengviau pasiekti reikiamus dokumentus (išmaniuoju telefonu, planšete, kompiuteriu);

• sekti visas dokumentų korekcijas;

• išsaugoti skirtingų tipų dokumentus;

• matyti, kurie asmenys koregavo dokumentus ir kada tai buvo.

 

Taigi, dokumentų valdymo sistema padeda valdyti visus, įmonėje sukuriamus ir gaunamus dokumentus.

 

Kas gali ją naudoti?

 

Kai kuriais atvejais klaidingai manoma, kad DVS programa pritaikyta tik informacinių technologijų įmonėms. Iš tiesų jos įdiegimas galimas ir kitų sektorių organizacijoms, tačiau prieš sistemos taikymą visuomet aktualu išsiaiškinti tam tikrus aspektus, padėsiančius apsispręsti dėl kai kurių sistemos specifikacijų.

• Jūsų tikslai. Ką norite pasiekti įdiegę DVS sistemą? Ar norite greičiau rasti dokumentus, ar jums reikia sekti jų pokyčius. Galbūt norite pagreitinti sutarčių paruošimo laiką.

• Elektroniniai ir popieriniai dokumentai. Įdiegus sistemą fizinių dokumentų visiškai atsisakyti nereikia (kai kuriems klientams vis tiek gali prireikti popierinių sąskaitų), stenkitės derinti abu formatus.

• Jūsų procesai. Prieš diegiant sistemą, apgalvokite, ar sekami popierinių dokumentų paruošimo žingsniai buvo logiški: galbūt tam tikri etapai ar dokumentai nebuvo būtini? Galbūt pagal jūsų verslą paranku sistemą išplėsti arba įdiegti papildomą procesų valdymo ar kitą programą?

• Naudojimo lengvumas: turėsite visus darbuotojus supažindinti su nauja dokumentų valdymo sistema, tad pasiruoškite šiam procesui iš anksto, atsakingai planuodami laiką.

• Versle naudojami dokumentai. Apgalvokite, kiek asmenų sudaro ir koreguoja dokumentus.

 

DVS programą naudinga diegti toms įmonėms, kurios susiduria su dokumentų pertekliumi, jų pokyčių sekimo sunkumais. Tokios paprastai yra informacinės, valstybinės, teisės institucijos, produktų gamybą vykdančios įmonės.

 

DVS sistema – nauda visai įmonei

 

Nusprendę diegti tam tikrą dokumentų valdymo sistemos versiją, galite gauti šias naudas:

• centralizuotas dokumentų valdymas: visi jūsų dokumentai bus vienoje vietoje, tad galėsite lengviau juos pasiekti. Jei turite daug skirtingų projektų, už kuriuos atsakingi darbuotojai reguliariai keičiasi, naudinga išplėsti ir įdiegti žinių valdymo sistemą. Ja galėsite lengviau supažindinti naujus darbuotojus su projektais;

• lengvesnis bendradarbiavimas: keliems žmonėms bus lengviau vienu metu pasiekti ir redaguoti dokumentus;

• paprastesnis pildymas: dokumentų valdymo sistema turi tam tikrus šablonus, leidžiančius darbuotojams greičiau juos užpildyti;

• didesnis nuoseklumas: galite lengvai sekti sutarčių, prašymų ruošimo procesą;

• greitesnis apdorojimas: dokumentai iš karto yra išsaugomi, greičiau nusiunčiami atsakingam asmeniui, skubiau pasirašomi (ypač, jei įdiegtas elektroninis parašas);

• paprasta praplėsti sistemas. Sekdami savo poreikius, galite matyti, ar sistemą reikia praplėsti, pavyzdžiui, šalia dokumentų valdymo įdiegti ir kokybės, procesų valdymo sistemą;

• dokumento prieigos valdymas: DVS programa taip pat leidžia valdyti asmenų prieigą bei teisę koreguoti tam tikrus dokumentus. Taip užtikrinamas konfidencialumas.

 

Pasirinkta dokumentų valdymo sistema įmonei suteikia net kelias naudas. Didžiausia pastebima darbuotojų atžvilgiu: jie, užuot gaišę laiką ieškodami dokumentų ar juos taisydami, gali atlikti svarbesnes užduotis.

 

Taigi DVS sistema yra rekomenduojama įmonėms, norinčioms padidinti savo produktyvumą.

 

Verslosavaite.lt

 

 



 

Komentuoti
Vardas:
Komentaras:

Neburnok

VersloSavaite.lt pasilieka teisę šalinti reklaminius, nekultūringus, įžeidžiančius ar kitaip įstatymus pažeidžiančius skaitytojų komentarus. Už komentarus atsako juos paskelbę skaitytojai. Paskelbusieji netinkamus komentarus gali būti patraukti baudžiamojon, administracinėn ar civilinėn atsakomybėn.

 

Susiję straipsniai:

 

reklama

apklausa

Ar per pastaruosius metus kilo jūsų darbo užmokestis?
 

reklama

reklama