VersloSavaite.lt   
2018 10 17, 10:21
Biuras be popierinių dokumentų: kaip įgyvendinti tikslą?

Image
VersloSavaite.lt nuotr.
Statistikos duomenimis, pasaulio biuruose net 45 % popieriaus lapų išmetama dar tą pačią dieną, kai buvo išspausdinti. Vidutiniškai vienas dokumentas kopijuojamas 10 kartų, o per metus vieno darbuotojo sunaudotų lapų kiekis gali siekti net 10 tūkst.

 

Tokia situacija akivaizdžiai žalinga gamtai – popieriaus gamybai panaudojama didžioji dalis nukirstų medžių, be to, į aplinką išskiriama galybė teršalų. Tačiau milžiniškos popieriaus sąnaudos nenaudingos ir pačioms įmonėms. Tai – išlaidų, kurių galima lengvai išvengti, šaltinis. Dokumentų valdymo sistemos (DVS) ir kiti technologiniai sprendimai – vienas paprasčiausių būdų tikslui pasiekti. Pateikiame 5 situacijas, kaip jas pritaikyti.

 

1. Mažinkite vidinių įmonės dokumentų skaičių

 

reklama

Kone kiekvienoje įmonėje dokumentai spausdinami tam, kad būtų perduoti pasirašyti aukštesnės grandies kolegoms. Tokiu būdu švaistomas ir popierius, ir laikas. Įdiegę dokumentų valdymo sistemą, galite išvengti šios problemos. Šiuolaikiškos sistemos gali būti naudojamos visam dokumento ciklui – nuo sukūrimo (naudojant šabloną), patvirtinimo, koregavimo iki sunaikinimo.

 

2. Atsisakykite dokumentų siuntimo fiziniu paštu

 

Dalis korespondencijos yra būtina. Vis dėlto nemažai dokumentų esamiems ar potencialiems klientams, akcininkams, valstybės tarnautojams gali būti išsiųsta ir naudojantis el. paštu. Tokiu būdu galite perduoti didelę dalį sutarčių, sąskaitų. Gamtą tausoti padeda ir elektroninė gaminių naudojimo instrukcijos, garantijos sąlygų versija. Naudodami el. priemones, galite apmokėti ir savo įmonės sąskaitas.

 

3. Susitikimams ir darbui ruoškitės išmaniai

 

DVS patogi tuo, kad joje galima greitai išplatinti visiems komandos nariams ar tik daliai jų aktualią informaciją. Taigi, vietoje šūsnies lapų į susitikimą galite atsinešti išmanųjį įrenginį arba tiesiog įsigilinti į reikiamą informaciją iš anksto.

 

Dar vienas privalumas – tai, kad naudojant dokumentų ar informacijos valdymo sistemą galima naudotis turiniu nepriklausomai nuo buvimo vietos ar paros meto. Taigi, popieriaus nereikia naudoti net į komandiruotę išvykusiems darbuotojams.

 

4. Archyvuokite elektronines versijas

 

Kaip ir įvairių sąskaitų, sutarčių atveju, didelę dalį informacijos galima kaupti tiesiog elektroniniu būdu. Elektroniniai dokumentų valdymo sprendimai pasižymi didele talpa, todėl čia galite saugoti visus būtinuosius dokumentus, kurių gali prireikti, pavyzdžiui, valstybinėms institucijoms.

 

5. Laiku sunaikinkite nebereikalingus dokumentus

 

Archyvavimui jau paskyrėte atskirą patalpą? Kritiškai įvertinkite jos turinį. DVS naudinga tuo, kad čia lengva rasti reikiamus failus ir nustatyti jų galiojimo terminą. Įsidiegę tokį sprendimą, galite atsikratyti nebereikalingų popierinių dokumentų ir užkirsti kelią naujų kaupimuisi. Tai padeda sutaupyti laiko, vietos ir sumažinti patalpų išlaikymo, informacijos apdorojimo (spausdinimo, skenavimo, smulkinimo) sąnaudas.

 

Sklandžiai pereiti prie elektroninių versijų naudojimo – paprasta

 

Sumažinti popieriaus sąnaudas nėra sudėtinga. Nuoseklumas, sąmoningumas, apdairumas – savybės, padedančios pritaikyti naująją tvarką biure dar greičiau. Žemiau – dar keli aktualūs patarimai.

 

• Pasistenkite apie planuojamus pokyčius informuoti visus su tuo susijusius žmones. Apie sunaudojamo popieriaus mažinimo programą turėtų iš anksto žinoti ne tik darbuotojai, bet ir klientai, verslo partneriai, akcininkai.

 

• Pasirūpinkite profesionaliais apmokymais. Jei nusprendėte diegti DVS, nepamirškite, kad mokymuisi ja naudotis prireiks laiko. Geriausia apmokymus patikėti tos sistemos specialistams. Jie galės atsakyti į aktualius klausimus ir papasakoti apie sistemos pritaikymą konkretiems poreikiams.

 

• Iš anksto apgalvokite papildomas sistemos funkcijas. Popieriaus lapų mažinimas nebus sėkmingas, jei užtruksite su e. parašo diegimu ar nežinosite, su kokiomis dokumentų rengimo programomis reikėtų susieti sistemą.

 

Biuras be popierinių dokumentų dar visai neseniai atrodė kaip neįgyvendinama svajonė. Tačiau šiandien šį tikslą pasiekti darosi vis paprasčiau. Spartesnis darbas, didesnis našumas, patogumas, mažesnės išlaidos – vos keli papildomi privalumai, gaunami nusprendus kontroliuoti popieriaus sąnaudas įdiegus DVS. Priėmus tokį sprendimą, galima imtis ir kitų šiuolaikiškų veiklos gerinimo, gamtos tausojimo priemonių: procesų, projektų ar tiesiog kokybės valdymo sistemų.

 

Verslosavaite.lt

 

 



 

Komentuoti
Vardas:
Komentaras:

Neburnok

VersloSavaite.lt pasilieka teisę šalinti reklaminius, nekultūringus, įžeidžiančius ar kitaip įstatymus pažeidžiančius skaitytojų komentarus. Už komentarus atsako juos paskelbę skaitytojai. Paskelbusieji netinkamus komentarus gali būti patraukti baudžiamojon, administracinėn ar civilinėn atsakomybėn.

 

Susiję straipsniai: