Sxc.hu nuotr.

Priimdami užsakymus pasitelkite naująsias technologijas

Tinkamas klientų užsakymų priėmimas yra viena galimybių pagreitinti sąskaitų pateikimą klientams ir pagerinti jų kokybę. Jei užsakymą priimate nekorektiškai, tai gali prailginti apmokėjimo terminą, turėti neigiamą įtaką atsargų apyvartumui ir užtraukti pirkėjų nemalonę ar net baudas.

Turint panašių prekių ar paslaugų asortimentą daugiausiai klaidų padaroma užsakymus priimant faksu ar telefonu. Suklydimų skaičių galite sumažinti savo interneto svetainėje įdiegę elektroninę užsakymų pateikimo formą.

Žinoma, klaidų išvengsite tik tuo atveju, jei svetainėje patalpinsite išsamią ir nuolat atnaujinamą informaciją apie savo produkciją ir paslaugas bei numatysite vietą klientams patiems įrašyti užsakymo detales.

Tiesa, pasitaiko atvejų, kai užsakymai telefonu yra neatsiejama verslo dalis. Tokioms įmonėms pravartu pasidomėti technologinėmis naujovėmis, nes yra įvairių sprendimų, leidžiančių greitai ir kokybiškai identifikuoti kliento poreikius.

Renkantis technologinį sprendimą, svarbu išsiaiškinti, kuris būtent jūsų bendrovei tinka labiausiai. Pavyzdžiui, viena dažniausiai naudojamų technologijų yra IVR (anglų k. Interactive voice response). Pasirinkus šią sistemą, klientai skambučio metu rinkdami skaičius savo telefone įveda prekės kodą.

Nedelskite priminti apie vėlavimą

Vėluojantys klientų mokėjimai dalyje įmonių tapo kasdienybe. Už paslaugas ar prekes sumokama tik sulaukus priminimo, tačiau toks ydingas įprotis susiformuoja ne tik dėl klientų kaltės - tai lemia ir per didelė tiekėjų tolerancija. Neskubėdami priminti apie vėluojančius mokėjimus ir netaikydami sankcijų, patys sukuriate sąlygas piktnaudžiauti.

Pirmojo priminimo klientai vidutiniškai sulaukia po 5–7 dienų nuo mokėjimo termino pabaigos. Viena vertus, tai nėra daug, bet ieškant būdų pagerinti gautinų sumų apyvartumo rodiklį 1–2 dienomis, išankstinis priminimas gali tapti priemone pasiekti norimą rezultatą.

Neužsipulkite klientų

Siekiant mokėjimų sulaukti laiku, verta išanalizuoti klientų delsimo atsiskaityti priežastis. Svarbu iš visų nuolat vėluojančiųjų sąrašo atrinkti tuos klientus, kurie sąskaitas apmoka iškart po pirmojo priminimo.

Yra didelė tikimybė, jog jie tiesiog laukia jūsų skambučio ar laiško. Šiems klientams reikėtų paskambinti viena ar dviem dienom anksčiau numatyto apmokėjimo termino.

Pokalbis telefonu yra taip pat labai svarbus - nereikia atbaidyti klientų. Paskambinę nepradėkite priekaištauti ar prašyti ir taip jums priklausančių pinigų. Geriausia yra pasiteirauti, ar klientas laiku gavo jūsų produkciją ar paslaugas, ar jį tenkina kokybė.

Po šių klausimų paklauskite, ar klientas sąskaitą galės apmokėti laiku. Toks skambutis primins apie artėjantį apmokėjimą ir suteiks informacijos apie prekes, paslaugas ir jų logistiką. Ši informacija pravers bandant optimizuoti kitus apyvartumo rodiklius.

Automatizuokite priminimus elektroniniu paštu

Jei išlaidos skambučiams jums atrodo per didelės, priminimą galite siųsti el.paštu. Pasikonsultavę su savo apskaitos sistemos programuotojais išsiaiškinkite, ar yra galimybė automatizuoti priminimų siuntimą el.paštu. Informaciją apie įplaukas į apskaitos sistemą įvesdami tą pačią dieną, turėsite galimybę automatiškai termino dienos pabaigoje siųsti priminimus.

Pravartu sužinoti, per kiek laiko apskaitos sistemą pasiekia informacija apie įplaukas. Kuo anksčiau tai įvyksta, tuo greičiau galima pradėti priminimo procedūras ir pagreitinti gautinų sumų apyvartumą.

Banko išrašus importuokite į apskaitos sistemą

Norėdami eliminuoti žmogiškąsias klaidas ir kasdien sulaukdami daug įplaukų, kurių įvedimas į apskaitos sistemą užtrunka nemažai laiko, pasidomėkite galimybe į sistemą importuoti banko sąskaitos išrašus. Dabar beveik visos Lietuvai pritaikytos apskaitos sistemos turi galimybę priimti banko išrašus LITAS-ESIS formatu.

Tiesa, tai gali pareikalauti papildomų išlaidų, kurios priklausys nuo jūsų sudarytos sutarties su apskaitos sistemos įdiegėjais.

Jei jau naudojatės šia paslauga ir norite padidinti automatiškai užskaitomų pavedimų kiekį, galite susitarti su klientais, kad pildydami mokėjimo formą, laukelyje „Kliento kodas gavėjo informacinėje sistemoje“ jie įvestų apmokamos sąskaitos faktūros numerį.

Be to, jau sutartyje su klientu galite numatyti, kad visą kainos nuolaidą taikysite tuomet, kai sąskaita bus apmokėta laiku, o mokėjimo nurodymo laukai užpildyti teisingai. Būtinai prie sutarties pridėkite taisykles ir pavyzdžius, kaip tinkamai užpildyti mokėjimo nurodymą.

Be to, instrukcijas galite talpinti interneto svetainėje bei įtraukti į sąskaitą faktūrą (pavyzdžiui kitoje lapo pusėje).

Komentuoti
Vardas:
Komentaras:
Apsaugos kodas:*

Susiję straipsniai:

• Už rūpestį klientais „Bitė“ apdovanojo šiauliečių įmonę „Splius“
• „Cgates“ įmonių grupės klientai matys 20 televizijos programų daugiau
• Kaip susitarti su tiekėjais?
• Kaip sėkmingai derėtis su klientais?
• Galimybė atsiskaityti kortele klientui – didelis privalumas